или зарегистрируй аккаунт Рустории Укажи свой e-mail
Готово! Принимай от нас письмо
с паролем для входа на сайт.
21 декабря 2013
0
871

21 успешного руководителя. Навык 1.

Управление своими задачами
Организация списка задач
Все задачи должны быть записаны
Наш мозг имеет одну интересную особенность – он может держать одновременно в «оперативной памяти» от 5 до 9 вещей. Если Вы пытаетесь держать в голове все свои задачи, то неизбежно происходит следующее – Вы начинаете забывать то, что хотите сделать. Начинаете терять интересные идеи и не можете сосредоточиться на конкретной задаче, пытаясь не забыть что-то важное.
Есть хорошая поговорка «Самая острая память тупее самого тупого карандаша». И она не лишена смысла. Попробуйте прямо сейчас переписать все ваши задачи на бумагу, и Вы почувствуете небывалую легкость, которая появится у Вас в голове
Все записанные задачи должны быть в одном месте
Конечно, для записи задач подойдет и обычный листок бумаги, но все же будет намного лучше, если для этих целей вы будете использовать специальный блокнот или записную книжку. В последующем в ней у Вас появятся отдельные разделы для каждого типа задач, страницы для идей, обещаний, прочитанных книг, памятных дат и т. д. Но сейчас, когда Вы только начинаете организовывать свой список задач, начните с простого – решите, где Вы будете вести этот список и начните их туда записывать. Правило только одно – Вам должно быть приятно брать в руки этот список.
Список задач должен быть всегда под рукой
Часто бывает так, что список задач остается на работе. А теперь представьте ситуацию: Вы приезжаете на встречу, а ее переносят на час. Что делать этот час, чтобы не тратить время зря – самый лучший вариант открыть список и решить те дела, которые можно сделать во время ожидания (Позвонить, отправить письмо, продумать идею и т. д. ). Таким образом, Вы не будете терять время зря и выполните несколько задач.
Когда поступает новая задача, ее надо либо решать сразу, либо заносить в список
А что делать с новыми задачами. Есть хороший алгоритм: Когда Вам поступает задача, делаете анализ, можете ли Вы решить данную задачу за 2 минуты и есть ли у Вас сейчас на это время.
Если Вы отвечаете да на оба вопроса – решаете задачу сразу и не записываете ее в список. Если хотя бы на один из вопросов Вы отвечаете нет – просто записывайте ее в список, ставите ей дату исполнения и забываете про эту задачу до наступления конкретной даты. Помните самое главное – Ваша голова всегда должна быть свободной от задач, которые Вы не решаете в данный момент.
Виды задач
2 категории задач
Список составлен – что дальше. А дальше необходимо произвести сегментацию задач. Существует множество разных способов сегментации задач, но мы будем говорить только о двух: По временным затратам, По отношению к Вам. Каждая задача может быть разбита на эти две категории. Теперь подробнее о каждой из них
По временным затратам задачи разделяются на следующие:
  • Мелкие задачи – задачи, на решение которых требуется не более 30 минут. Это может быть телефонный звонок, ответ на письмо, подпись на документах и т. д.
  • Средние задачи – задачи, которые могут быть решены за один день. Такие задачи невозможно решить за 5 минут, на них требуется время и его необходимо планировать. Это основная категория задач, над которыми Вы работаете, чтобы двигаться вперед.
  • Слоны – это Ваши проекты. Эти задачи не решаются за один день, они требуют большого набора действий. Решать такие задачи удобнее всего методом «Распилки слонов», когда Вы разбиваете такую задачу на много мелких и средних дел и уже работаете с ними. Именно эти задачи приносят ощутимые результаты в Вашу жизнь. Но это одновременно и самая сложная категория задач. С ней необходима постоянная и правильная работа.
По отношению к Вам задачи разделяются на следующие:
  • Текучка – Ежедневные дела, которые не приносят ощутимых результатов и делаются регулярно. Это самая коварная категория задач. Они приносят быстрые результаты и не дают никакого вклада в будущее. Обычно 95% руководителей занимаются только этими задачами. А потом удивляются, почему их бизнес не растет, отдел не развивается, работать не хочется, да и жизнь превратилась в рутину. Чтобы этого не происходило, необходимо ограничивать количество времени, которое Вы тратите в день на эту категорию задач. Как правильно это делать я расскажу в следующих выпусках рассылки.
  • Стратегические задачи – Это те дела, которые развивают Ваш бизнес, Ваш отдел, Ваш департамент. Таких дел обычно очень много в списке задач руководителя, но до них не доходят руки. Ведь эти дела не срочные, если их не делать, ничего не случиться. На самом деле это утверждение обманчиво. Если Вы не занимаетесь этими делами – никто больше ими не занимается. Это только Ваши задачи, и Ваша прямая обязанность заниматься именно ими. Каждый день на такие задачи необходимо выделять минимум 2 часа времени. Только так Вы сможете развивать свой отдел или свой бизнес.
  • Делегируемые задачи – к этой категории относятся те дела, которые Вы отдаете сотрудникам. Проблема очень многих руководителей – они боятся, что сотрудники сделают хуже или вообще не сделают. На самом деле у этих опасений есть основания. Те задачи, которые у Вас получаются хорошо, Ваши сотрудники всегда будут делать хуже. От этого никуда не деться, единственный выход – давать больше поручений, большему количеству людей. И брать количеством, а не качеством.
Про то, как правильно делегировать будет отдельная рассылка, где будет подробно разобран этот процесс.
Приоритеты задач
Срочные задачи и их влияние на жизнь
Как часто Вам приходится решать срочные задачи? Не складывалось ли у Вас ощущение, что Вы постоянно пытаетесь куда-то успеть. Постоянно бежите, постоянно торопитесь. Это нормально. Это происходит у всех, кто попал в плен срочных задач. Задач, которые необходимо решать прямо сейчас. Но есть одна проблема, которая неизбежно наступает у всех, кто делает упор на срочные задачи.
Что будет, если всегда делать срочные задачи
Если все свое время заниматься срочными задачами Вы неизбежно выдохнитесь. Во-первых, срочные дела обычно не дают развития вашему делу. Во-вторых, организм находиться в постоянном стрессе. И как результат: Депрессия, болезни, хроническая усталость, краски жизни меркнут, смысл жизни теряется. Конечно, есть люди, которые испытывают удовольствие от постоянной гонки, но их немного. Большинство же получают описанный выше набор проблем. Как с этим бороться?
Необходимо делать упор на важные задачи
Легко сказать, а как понять какие из них важные? Вот в этом и заключается основной секрет, перед тем, как браться за задачи, необходимо проанализировать свою жизнь, докопаться до самой сути. А зачем Вы это делаете. Для этого есть одна простая техника: Представьте, кем Вы хотите стать через 5 лет, что у Вас есть, как начинается Ваш день, с кем и где Вы живете, сколько зарабатываете и на чем.
Представили? А теперь пропишите те вещи, которые необходимо делать, чтобы эти мечты сбылись. Именно эти вещи и являются для Вас важными. А все остальное можете смело записывать в категорию не важных. И делать их в последнюю очередь.
Четыре категории приоритета
Давайте более подробно разберем категории приоритета, их четыре
  • Срочные и важные
  • Срочные и не важные
  • Важные и не срочные
  • Не важные и не срочные
Как Вы думаете, с какой категорией надо начинать работать в первую очередь?
Как бы ни хотелось ответить что «Важные и не срочные», но, к сожалению, нет. Начинать надо с категории «Важные и срочные» — потому что эти дела отнимают больше всего энергетики, и если Вы ими не занимаетесь, Ваш мозг все равно об них постоянно думает. А вот вторая категория должна быть «Важные и не срочные», то есть те дела, которые приближают Вас к Вашей цели. Задачи из остальных категорий необходимо решать ограниченное количество времени и только в последнюю очередь.
На этом на сегодня все.
© Сергей Кирилин 2013 г. skirilin.ru
Субботний Рамблер
Рекомендации
JPG, PNG, GIF (не более 2 Мб)
1000
Ctrl+Enter для публикации комментария
Подпишись на Русторию,
не будь злюкой.
Нажмите «Подписаться на новости», чтобы читать
новости Рустории в Вконтакте.
Вконтакте
Facebook
Twitter
Спасибо, я уже подписался на Русторию
Подпишись на Русторию,
не будь злюкой.
Нажмите «Подписаться на новости», чтобы читать
новости Рустории в Вконтакте.
Вконтакте
Facebook
Twitter
Спасибо, я уже подписался на Русторию
18+
|
ИнтернетТранспортРекламаТранспортСпортПутешествияЕдаПриродаПолитикаОружиеЭкономикаИсторияЗдоровьеМузыкаНаука